Políticas y Beneficios

Estos son los principios fundamentales que guían nuestra cultura, el comportamiento y las decisiones dentro de la empresa. Los cuales deben ser nuestro estandarte en cualquier lugar donde los representemos.

1. Somos Transparentes: Mostramos siempre nuestra verdadera intención, somos claros del porque hacemos las cosas y somos capaces de justificar las decisiones que tomamos.
2. La Verdad Aunque Duela: Decir siempre la verdad, aunque duela, es lo correcto. Decirla con respeto y asumir las consecuencias que esto nos pueda generar.
3. El Mínimo Indispensable: Nos aseguramos de contar siempre con lo necesario, para que la tarea, objetivo o expectativa prometida, sea cumplida. Ponemos a nuestros clientes en el centro de todo lo que hacemos, buscando siempre brindar una experiencia única y personalizada que supere sus expectativas, garantizando la satisfacción y el bienestar de todos los que visitan Vainilla.
4. Prevalecerá el Respeto: Siempre tratamos a los demás, como nos gusta ser tratados. Tratamos a cada cliente y colaborador, con dignidad y respeto, celebrando la diversidad y creando un ambiente inclusivo donde todos se sientan bienvenidos. Todas las personas tienen derecho a ser respetadas sin importar, su nacionalidad, preferencia sexual, capacidades físicas o intelectuales, religión, etnia o cualquier otro que le haga distinto.
5. Principio de Equidad: Damos a cada uno lo que se merece en base a su compromiso y sus logros.
6. Principio de Generosidad: Nos comportamos de manera noble, llena de buenas intenciones y amable.
7. Felicita en Público, Corrige en Privado: Toda corrección que se deba hacer, debe hacerse en privado, para no herir o exponer a la persona. Las felicitaciones las hacemos en público, para motivar a la persona e incentivar a los demás a seguir su ejemplo.
8. Nos importa la Relación, no la Transacción: Vemos más valor en una relación a largo plazo, que un beneficio a corto plazo. Entendemos que, en las relaciones hay transacciones, en las que tenemos que perder para que la relación se mantenga e incluso crezca.
9. Damos la Milla Extra: Siempre intentamos sobrepasar las expectativas y generar una reacción de gran satisfacción en todas las personas.
10. Tolerancia Cero a los Chimes: Nos basamos en los hechos concretos, tomamos en cuenta la versión de todas las partes involucradas, antes de emitir un criterio o tomar una decisión.
11. Soluciones…No Problemas: Cuando detectamos un problema, buscamos como solucionarlo de la mejor forma. Sino tenemos la respuesta inmediata, buscamos apoyo para ofrecer la mejor solución posible.
12. Somos Comprometidos: Valoramos a nuestros clientes tanto internos, como externos, por eso nuestro compromiso implica cumplir nuestro trabajo, con motivación, dedicación y responsabilidad. Cumplir con todos nuestros compromisos, asumir consecuencias, responder con garantías cuando hay fallas de nuestra parte y actuar en toda situación, con ética y moral.

Debemos ser muy cuidadosos en como nos vemos y como nos vestimos ya que vendemos belleza y debemos reflejarlo. 

Uso correcto del uniforme:

• Blusa o Camisa: Deben ser las oficiales de Vainilla con su respectivo logo y acorde a su talla. La empresa te da 3 camisas al firmar el contrato sin  ningún costo, las mismas no podrán ser modificadas. (Estas deberán ser devueltas en caso de salida de la empresa). 
• Pantalón: Negro y liso (No talle bajo, con huecos o decoraciones). No se permite utilizar buzos o pantalones tipo cargo.
• Leggins Negro:  Están autorizados  los que vende Vainilla o cualquiera de su preferencia, que cumpla con nuestros estándares de vestimenta. Los mismos deben ser de color totalmente negro y que no sea traslúcido. (Están prohibidas las licras deportivas)
• Zapatos: De cualquier color y estilo mientras sean cerrados por precaución, ya que el INS no cubre en caso de accidentes laborales, si los zapatos son abiertos.
• Sweater: Si desea usar sweater, debe ser de color negro en su totalidad y debe ser abierto, para no ocultar el logo de Vainilla.
• Los días 15 y 30 de cada mes y los días sábados y domingos Pueden utilizar pantalón azul liso, de mezclilla o army (No huecos o decoraciones).

Excelente imagen personal

• La primera impresión cuenta mucho, asegúrate de proyectar una imagen profesional que represente bien la imagen de Vainilla. 
• Viste manteniendo una apariencia limpia y ordenada.
• Evita escotes pronunciados, minifaldas y ropa ceñida al cuerpo.
• Si se te asigno uniforme de la empresa, úsalo completo y limpio.
• Mantén estándares de buena higiene personal en todo momento.
• Las uñas deberán estar bien cuidadas, presentables y limpias.
• Los caballeros deben tener su cabello bien cuidado y si utiliza bigote o barba deben mantenerla presentable y limpia, para mantener un aspecto profesional y elegante.
• Utiliza joyería y accesorios adecuados para el ambiente profesional.
• Todas nuestras colaboradoras que brindan servicio al cliente externo, deben estar bien presentadas, maquilladas, bien peinadas y en general con excelente presentación personal.

Les compartimos unas imágenes que pueden tomar como referencia de como deben ir presentadas y maquilladas: 

                                       

Reloj marcador:

Cada colaborador tiene la responsabilidad de marcar con su huella dactilar, su hora de ingreso y su hora de salida, así como sus tiempos de comida. Toda aquella marca que no esté registrada y no tengamos una autorización de la jefatura directa cargada en (VN) para justificar la falta de dicha marca, tendrá un rebajo de forma automática de su salario.

Hora de ingreso: Deben ir a guardar sus pertenencias en el locker respectivo y marcar justo antes de sentarse en su espacio de trabajo. Lo mismo aplica para los tiempos de comida.

Horarios: La jornada máxima semanal será de 48 horas. Tenemos distintas jornadas y horarios dependiendo de la sucursal y temporada, pero siempre dentro del rango permitido. Cualquier cambio permanente, se avisará con al menos 48 horas de anticipación. A la salida y a la entrada deberá marcar su huella en el reloj marcador.

Tiempo de almuerzo: El tiempo de almuerzo depende de la jornada y sucursal en que se encuentre, varía entre 30 y 60 minutos. A la salida y a la entrada deberá marcar su huella en el reloj marcador.

Tiempo de Café: Este es un beneficio y no un derecho obligatorio. Este espacio se asigna según disponibilidad de agenda por el gerente de sala. Al no ser obligatorio, si no se puede asignar un día, ese tiempo no es acumulable.

Vacaciones:  "El artículo 153 del Código de Trabajo de Costa Rica, establece el derecho de todo trabajador de disfrutar de un mínimo de dos semanas de vacaciones anuales remuneradas por cada cincuenta semanas de labores continuas al servicio de un mismo patrono".

 Vainilla establece las fechas disponibles para el disfrute de las vacaciones, en función
de los altos volúmenes de trabajo, temporada de mayor impacto en la operatividad o puede suceder lo contrario: que en determinados períodos los trabajadores deban usar sus vacaciones por bajo volumen de trabajo o cierre de la empresa por fuerza mayor.

Sólo se tomarán en cuentas las solicitudes de vacaciones presentadas en el formato oficial establecido por Vainilla. Debidamente lleno y firmado por el colaborador, a su vez el colaborador tendrá la responsabilidad de dejarse una copia física o digital, para su propio respaldo. Una vez aprobada la solicitud, deberán firmar la acción de vacaciones correspondiente.

Las solicitudes deben presentarse por medio de la boleta oficial de “Solicitud de Vacaciones Vainilla Beauty” la misma puedes descargarla en el siguiente enlace: Descargar boleta

Para el área operativa las solicitudes de vacaciones deben ser presentadas al supervisor o jefe inmediato con al menos 45 días de anticipación para el disfrute de estas, la solicitud deberá presentarse del 1 al 15 de cada mes. Y se les brindará una respuesta en los siguientes 10 días naturales, con el fin de valorar los horarios.

El jefe inmediato de cada equipo deberá cargar en VN (Incidencias) las solicitudes de los colaboradores a su cargo, en el momento en que las recibe. Para que éstas sean valoradas por el Gerente del departamento correspondiente.

Recursos Humanos como gestor del personal de Vainilla tendrá el criterio de; Aprobar/Rechazar/Revocar las vacaciones de cada colaborador, tomando en cuenta el orden de prioridad (quien lo solicitó primero), la antigüedad del colaborador, cantidad de días a fondo sin disfrutar, cantidad de colaboradores necesarios por sucursal o departamento, fechas de mayor operatividad (el mes de semana santa, el mes de Agosto, Black Friday y época navideña (15 de noviembre al 26 de diciembre) o por temas de fuerza mayor, según cada caso.

El formato de solicitud deberá incluir las fechas de inicio y finalización de las vacaciones, y será aprobado o rechazado según las necesidades operativas de la empresa.

Disfrute

Para los colaboradores de oficina, las vacaciones se podrán disfrutar de manera fraccionada previa aprobación de su jefatura inmediata.

Para los colaboradores de sucursal, se fraccionarán de la siguiente forma según se acuerde con cada colaborador:

Opción 1: Dos (2) períodos de cinco (5) días consecutivos. En total 10 días por período.

 Es decir 5 días y 5 días

Opción 2: Dos períodos de cuatro (4) días consecutivos.

Es decir 4 días y 4 días 

Y Dos (2) días a elegir que pueden  disfrutarse por separado de un día y un día  (1) día no consecutivo.

(4 y 4 ) ó (5 y 5) (Se deben solicitar con 45 días de anticipación y se debe de tener como mínimo un año de laborar en Vainilla)

1 y 1  (Se deben solicitar con 7 días de anticipación y se debe de tener como mínimo 3 meses de laborar en Vainilla)

Es decir 2 veces al año podrán disfrutar de un día y un día por separado, para la ocasión que consideren conveniente. Estos 2 días no podrán tomarse juntos, deben tomarse por separado y tampoco se podrán fraccionar en horas, se debe disfrutar por un día completo. Y por favor, asegúrense de que no haya citas programadas con clientes de corazón para esa fecha y así evitar cualquier inconveniente.

Para cualquiera de los casos anteriores se deben tomar en cuenta los siguientes criterios:

• Quien lo pidió primero (En caso de haber varias solicitudes para la misma fecha)
• Cantidad de días a fondo sin disfrutar
• Fechas especiales (de mayor operatividad de la empresa, antes mencionados)
• Cantidad de colaboradores disponibles en la sucursal

Pago de Vacaciones

Las vacaciones serán pagadas con base en el salario regular del colaborador, y dicho pago será incluido en la planilla correspondiente al período en que se disfruten las vacaciones.

Vigencia y Revisión

Esta política entra en vigor a partir del 01 de enero de 2025 y será revisada periódicamente por el departamento de Recursos Humanos y ajustada conforme a las necesidades de la empresa y los cambios en la legislación laboral.

1. Objetivo

El objetivo de esta política es establecer procedimientos claros y consistentes para gestionar las ausencias y llegadas tardías, asegurando la productividad y el orden dentro de la empresa, y permitiendo la planificación efectiva de los recursos humanos.

2. Alcance

Esta política es de carácter obligatorio y aplica a todos los colaboradores de Vainilla independientemente de su posición, tipo de contrato o antigüedad.

3. Definiciones

Ausencia Se define como la no asistencia al trabajo en la fecha y hora programada, sin importar el motivo.

Llegada tardía Se refiere a la falta de puntualidad, es decir, cuando un colaborador no se presenta a su puesto de trabajo en el horario establecido.

Procedimiento para Ausencias

Notificación de Ausencias El colaborador que anticipe que no podrá asistir al trabajo debe notificar a su supervisor inmediato con al menos tres (3) horas de anticipación a su hora de ingreso respectiva, indicando el motivo de la ausencia.

En casos de emergencia o enfermedad, el colaborador debe notificar lo antes posible
y presentar un justificante (comprobante médico emitido por la CCSS o INS).

Ausencias Justificadas 

Es aquella que ha sido previamente notificada y aprobada por el supervisor inmediato y el departamento de Recursos Humanos, o por razones imprevistas que el colaborador puede justificar debidamente (como enfermedad o emergencia con el comprobante médico correspondiente). Se consideran ausencias justificadas las siguientes situaciones:

• Enfermedad, siempre y cuando se presente una licencia de incapacidad emitida por la CCSS o INS.
• Fallecimiento de un familiar directo.
• Citas médicas, con previa aprobación.
• Asuntos legales con previa aprobación. (Se debe presentar el comprobante respectivo al jefe inmediato y RRHH)
• Permisos de maternidad/paternidad, conforme a la legislación laboral vigente y políticas internas.

Ausencias Injustificadas 

Cualquier ausencia que no haya sido previamente aprobada o debidamente justificada. Una ausencia será considerada injustificada si el colaborador:

• No notifica su ausencia de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• No proporciona documentación de respaldo cuando sea requerido.
• Falla en presentarse al trabajo sin una razón válida.

Las ausencias injustificadas pueden llevar a la aplicación de medidas disciplinarias que incluyen desde advertencias verbales, amonestaciones escritas, la suspensión sin goce salarial o hasta la la terminación del contrato, dependiendo de la gravedad de la falta y de los antecedentes del colaborador.

La ausencia de dos (2) días consecutivos o (2) días fraccionados en el mismo mes, sin justificación válida, puede ser causal de despido sin responsabilidad patronal, como lo estipula el Código de Trabajo.

Procedimientos para Llegadas Tardías

Notificación de Llegada Tardía

Cuando un colaborador anticipe que no podrá llegar a tiempo a su lugar de trabajo, deberá notificar a su supervisor inmediato lo antes posible, indicando la causa del retraso y la hora estimada de llegada. (No más de 10 minutos, No más de una vez al mes)

Llegadas Tardías Recurrentes

Las llegadas tardías recurrentes (más de dos (2) tardías, en un periodo de un (1) mes, será motivo de revisión por parte del supervisor y Recursos Humanos. 

Las llegadas tardías sin notificación pueden conllevar advertencias disciplinarias y la deducción del tiempo perdido, dependiendo de las políticas internas de la empresa.

Consecuencias de Llegadas Tardías

• Primera infracción: Advertencia verbal.
• Segunda infracción: Advertencia por escrito.
• Tercera infracción: Medidas disciplinarias que pueden incluir suspensión sin goce salarial.
• Cuarta infracción: Advertencia por escrito con apercibimiento.
• Reincidencias continuas: En los casos donde el colaborador tenga infracciones por 3 meses seguidos, por el mismo motivo o por faltas graves e incumplimiento de las normas de la empresa. La consecuencia será Despido sin responsabilidad patronal con notificación al Ministerio de Trabajo.

Registro de Ausencias y Llegadas Tardías 

Todas las ausencias y llegadas tardías serán registradas por el jefe inmediato y notificadas al Departamento de Planillas, para el rebajo respectivo. Recursos Humanos revisará los relojes marcadores, patrones de ausencias y llegadas tardías periódicamente. Todas las medidas disciplinarias serán documentadas y archivadas en el expediente del colaborador.

Excepciones

Cualquier excepción a esta política debe ser aprobada por el Gerente de área y notificada al Departamento de Recursos Humanos y Planillas. Estas excepciones deberán estar bien justificadas y documentadas en cada expediente.

1. Objetivo

El objetivo de esta política es establecer procedimientos claros y consistentes para gestionar las ausencias y llegadas tardías, asegurando la productividad y el orden dentro de la empresa, y permitiendo la planificación efectiva de los recursos humanos.

2. Alcance

Esta política es de carácter obligatorio y aplica a todos los colaboradores de Vainilla independientemente de su posición, tipo de contrato o antigüedad.

3. Definiciones

Ausencia Se define como la no asistencia al trabajo en la fecha y hora programada, sin importar el motivo.

Llegada tardía Se refiere a la falta de puntualidad, es decir, cuando un colaborador no se presenta a su puesto de trabajo en el horario establecido.

Procedimiento para Ausencias

Notificación de Ausencias El colaborador que anticipe que no podrá asistir al trabajo debe notificar a su supervisor inmediato con al menos tres (3) horas de anticipación a su hora de ingreso respectiva, indicando el motivo de la ausencia.

En casos de emergencia o enfermedad, el colaborador debe notificar lo antes posible
y presentar un justificante (comprobante médico emitido por la CCSS o INS).

Ausencias Justificadas 

Es aquella que ha sido previamente notificada y aprobada por el supervisor inmediato y el departamento de Recursos Humanos, o por razones imprevistas que el colaborador puede justificar debidamente (como enfermedad o emergencia con el comprobante médico correspondiente). Se consideran ausencias justificadas las siguientes situaciones:

• Enfermedad, siempre y cuando se presente una licencia de incapacidad emitida por la CCSS o INS.
• Fallecimiento de un familiar directo.
• Citas médicas, con previa aprobación.
• Asuntos legales con previa aprobación. (Se debe presentar el comprobante respectivo al jefe inmediato y RRHH)
• Permisos de maternidad/paternidad, conforme a la legislación laboral vigente y políticas internas.

Ausencias Injustificadas 

Cualquier ausencia que no haya sido previamente aprobada o debidamente justificada. Una ausencia será considerada injustificada si el colaborador:

• No notifica su ausencia de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• No proporciona documentación de respaldo cuando sea requerido.
• Falla en presentarse al trabajo sin una razón válida.

Las ausencias injustificadas pueden llevar a la aplicación de medidas disciplinarias que incluyen desde advertencias verbales, amonestaciones escritas, la suspensión sin goce salarial o hasta la la terminación del contrato, dependiendo de la gravedad de la falta y de los antecedentes del colaborador.

La ausencia de dos (2) días consecutivos o (2) días fraccionados en el mismo mes, sin justificación válida, puede ser causal de despido sin responsabilidad patronal, como lo estipula el Código de Trabajo.

Procedimientos para Llegadas Tardías

Notificación de Llegada Tardía

Cuando un colaborador anticipe que no podrá llegar a tiempo a su lugar de trabajo, deberá notificar a su supervisor inmediato lo antes posible, indicando la causa del retraso y la hora estimada de llegada. (No más de 10 minutos, No más de una vez al mes)

Llegadas Tardías Recurrentes

Las llegadas tardías recurrentes (más de dos (2) tardías, en un periodo de un (1) mes, será motivo de revisión por parte del supervisor y Recursos Humanos. 

Las llegadas tardías sin notificación pueden conllevar advertencias disciplinarias y la deducción del tiempo perdido, dependiendo de las políticas internas de la empresa.

Consecuencias de Llegadas Tardías

• Primera infracción: Advertencia verbal.
• Segunda infracción: Advertencia por escrito.
• Tercera infracción: Medidas disciplinarias que pueden incluir suspensión sin goce salarial.
• Cuarta infracción: Advertencia por escrito con apercibimiento.
• Reincidencias continuas: En los casos donde el colaborador tenga infracciones por 3 meses seguidos, por el mismo motivo o por faltas graves e incumplimiento de las normas de la empresa. La consecuencia será Despido sin responsabilidad patronal con notificación al Ministerio de Trabajo.

Registro de Ausencias y Llegadas Tardías 

Todas las ausencias y llegadas tardías serán registradas por el jefe inmediato y notificadas al Departamento de Planillas, para el rebajo respectivo. Recursos Humanos revisará los relojes marcadores, patrones de ausencias y llegadas tardías periódicamente. Todas las medidas disciplinarias serán documentadas y archivadas en el expediente del colaborador.

Excepciones

Cualquier excepción a esta política debe ser aprobada por el Gerente de área y notificada al Departamento de Recursos Humanos y Planillas. Estas excepciones deberán estar bien justificadas y documentadas en cada expediente.

1. Objetivo

Establecer los lineamientos para la autorización, registro y pago de las horas extra trabajadas por el personal de Vainilla, asegurando el cumplimiento de la legislación laboral vigente y promoviendo un uso responsable del tiempo de trabajo.

2. Alcance

Esta política es de carácter obligatorio y aplica a todos los colaboradores de Vainilla independientemente de su posición, tipo de contrato o antigüedad.

3. Definición de Horas Extra

Las horas extra son aquellas trabajadas por un colaborador que exceden la jornada laboral ordinaria estipulada en el contrato o en la ley laboral vigente, y que son autorizadas por su jefatura inmediata. Las horas extra solo deben realizarse en circunstancias necesarias y con autorización previa de su jefatura o en casos estrictos donde la operatividad se vea comprometida.

Cuando necesidades imperiosas de Vainilla lo requieran, los colaboradores tienen la ineludible obligación de laborar en horas extraordinarias, salvo impedimento grave, hasta por el máximo de horas permitido por la Ley; sea que la jornada ordinaria sumada a la extraordinaria no podrá exceder de doce horas diarias o bien cuando las labores de su puesto lo requieran, por falta de personal y fechas de mayor operatividad.

4. Autorización para Trabajar Horas Extra

Todas las horas extra deben ser autorizadas previamente por el supervisor inmediato y el jefe de departamento correspondiente.

El supervisor evaluará la necesidad de la hora extra antes de otorgar la autorización y garantizará que no existan otras alternativas para cumplir con las tareas sin exceder la jornada laboral.

5. Registro de Horas Extra

La jefatura inmediata debe registrar las horas extra trabajadas, por los colaboradores a su cargo y registradas en el sistema de control de asistencia (VN).

Los registros deben ser verificados por el Gerente del departamento y notificados a Planillas para su validación y procesamiento del pago respectivo.

6. Pago de Horas Extra

Las horas extra se pagarán conforme a la tarifa estipulada por la legislación laboral vigente de Costa Rica. En general, esto implica el pago de tiempo y medio (1.5 veces la tarifa regular) para horas extraordinarias y el doble de la tarifa regular, para horas trabajadas en días feriados de pago obligatorio. No está permitida la jornada extraordinaria permanente, según lo establece el Código de Trabajo.

Período de Pago: Las horas extra aprobadas y debidamente cargadas en VN, antes de la fecha límite de Planillas, se incluirán en la nómina respectiva. De no presentarse a tiempo, esa remuneración se aplicará hasta el siguiente mes. Esta información deberá estar debidamente cargada en (VN) 5 días hábiles antes del pago de planilla.

7. Limitaciones y Excepciones

Los colaboradores de confianza y gerenciales no serán elegibles para el pago de horas extra, a menos que exista una disposición especial o acuerdo distinto con la Gerencia General.

8. Responsabilidades

Colaboradores: Cumplir con los procedimientos de registro de horas extra y obtener la autorización previa de su jefe inmediato.

Supervisores: Aprobar la solicitud de horas extra y velar por su registro respectivo en VN.

Planillas: Procesar el pago conforme a los registros y asegurar el cumplimiento de las normativas legales.

9. Sanciones

El incumplimiento de esta política, como la realización de horas extra no autorizadas o el registro incorrecto de horas trabajadas, puede dar lugar a medidas disciplinarias.

10. Vigencia y Revisión

Esta política entra en vigor a partir del 01 de enero de 2025 y será revisada periódicamente por el departamento de Recursos Humanos y ajustada conforme a las necesidades de la empresa y los cambios en la legislación laboral.

Abandono de Trabajo: Según el artículo 72 del código laboral, abandono de trabajo es:

- Ocupar tiempo dentro de la jornada de trabajo, para asuntos ajenos a las labores que le han sido encomendadas.

- Hacer negocios personales dentro del centro de trabajo.

- Distraer con cualquier clase de juegos o bromas a sus compañeros de trabajo, o quebrantar la cordialidad y mutuo respeto que deben ser normas en las relaciones del personal de la empresa.

- Otras acciones que eviten que cumpla sus labores asignadas.

El procedimiento disciplinario por abandono de trabajo es el siguiente:

• • 1er vez: Amonestación Escrita con Apercibimiento por Abandono de Trabajo
  • 2da vez: Despido sin responsabilidad patronal por Abandono de Trabajo

Es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa y la correcta resolución de situaciones que sigamos los canales adecuados de comunicación, especialmente cuando se trate de temas delicados o de alta prioridad.

Para garantizar una gestión eficiente de los problemas y necesidades, les recordamos la importancia de seguir el proceso jerárquico que hemos establecido. A continuación, detallamos los pasos a seguir en caso de que necesiten comunicar algo importante:

1. Primer contacto: Supervisor inmediato
   En primer lugar, cualquier duda, problema o solicitud debe ser dirigida a su supervisor inmediato. Él/ella será la primera persona encargada de resolver o gestionar la situación.

2. Segunda instancia: Gerencia del departamento
   Si no se obtiene la respuesta esperada o si la situación requiere un nivel superior de intervención, pueden acudir a la Gerencia de su departamento, quien tendrá la capacidad para evaluar y decidir sobre el asunto.

3. Tercera instancia: Recursos Humanos
   En caso de que la situación persista y no haya sido resuelta en los pasos anteriores, pueden solicitar el apoyo del Departamento de Recursos Humanos. Nuestro equipo está disponible para proporcionar asistencia adicional.

4. Última instancia: Comité de Gerencia
   Si después de seguir estos pasos no se ha logrado resolver el tema de manera satisfactoria, pueden presentar una solicitud formal al Comité de Gerencia.

El seguimiento adecuado de este proceso garantiza que todas las situaciones sean manejadas de forma ordenada y eficiente. También, permite que podamos actuar de acuerdo con las políticas internas de la empresa y asegurarnos de que se cumplan los procedimientos establecidos.

Permiso por maternidad/paternidad: Conforme a las leyes laborales vigentes, los colaboradores tienen derecho a:

Maternidad: Licencia de maternidad y ó Licencia de lactancia.

Paternidad: Tendrán permiso de 2 días por semana por 4 semanas con goce de salario, a partir de la fecha de nacimiento de su hijo(a). Se debe presentar posterior, el acta de nacimiento del menor.

Matrimonio: Tendrán permiso de 3 días naturales con goce de salario. En el caso de contraer matrimonio o celebrar un acuerdo de unión civil. Se debe presentar posterior, copia legal de dicha unión.

Permiso por defunción de un familiar: En caso de la muerte de un familiar, los colaboradores pueden solicitar permiso con goce de salario, de la siguiente forma:

• Muerte de Madre o Padre: 3 días con goce de salario
• Muerte de Hijos : 3 días con goce de salario
• Muerte de Cónyuge: 3 días con goce de salario
• Muerte de Hermanos: 2 días con goce de salario
• Muerte de Familiares No Directos: 1 día con goce de salario

Solamente será aprobado el pago respectivo con la presentación posterior del Certificado de defunción

Vigencia y Revisión

Estos permisos entran en vigor a partir del 01 de enero de 2025 y serán revisados periódicamente por el departamento de Recursos Humanos y ajustada conforme a las necesidades de la empresa y los cambios en la legislación laboral.

Permisos: Sin goce de salario

Descargar boleta 

 Permisos de tiempo para asistir a citas médicas: Los colaboradores pueden solicitar permisos para asistir a citas médicas a título personal, o en caso de acompañar a sus hijos menores de edad, ya sea por motivo de exámenes de laboratorio, ultrasonidos o de otra índole de la salud, presentando un comprobante validado, firmado y sellado por la CCSS. Los mismos deben solicitarse con al menos 7 días de anticipación, de la cita programada. Estos permisos son sin goce salarial más si serán válidos para justificar la ausencia del tiempo de trabajo.

Permisos por un (1) día completo: Los colaboradores pueden solicitar permisos sin goce salarial, para temas personales tales como (bodas, trámites legales, graduaciones, cambio de residencia, estudios, etc.) previa aprobación del jefe inmediato y Recursos Humanos.

Son 2 días por año, no son acumulables, no podrán tomarse juntos, deben tomarse por separado y tampoco se podrán fraccionar en horas, se debe disfrutar por un día completo. 

(Se deben solicitar con mínimo 7 días de anticipación)

El disfrute de este beneficio queda sujeto a aprobación, siempre y cuando contemos con el recurso humano necesario para operar y se cumplan los siguientes criterios:

• Quien lo pidió primero (en caso de haber varias solicitudes para la misma fecha).
• Fechas especiales de mayor operatividad de la empresa (el mes de semana santa, el mes de Agosto, Black Friday y época navideña del 15 de noviembre al 26 de diciembre).
• Cantidad de colaboradores disponibles en la sucursal.
• Estos 2 días no podrán pegarse, deben tomarse por separado es decir 1 día y 1 día y tampoco se pueden juntar con vacaciones.
• Tener como mínimo 3 meses de laborar en Vainilla.
• Buen récord disciplinario.
• Que no haya citas programadas con clientes de corazón para esa fecha y así evitar cualquier inconveniente.
• Que no tenga cartas de amonestación en los últimos 30 días.

• Todas las solicitudes de permisos deben ser presentadas por medio de la boleta oficial de Vainilla y presentadas al supervisor inmediato, para ser cargados en el sistema.
• Los permisos especiales que excedan 1 día, con o sin goce salarial, requerirán una evaluación y aprobación previa del Comité Gerencial y Recursos Humanos.

Excepciones

Cualquier excepción a esta política deberá ser aprobada por la Dirección General y por Recursos Humanos. Las excepciones deberán estar debidamente justificadas y documentadas en cada expediente.

Sanciones

El incumplimiento de esta política o el abuso de los permisos podrá resultar en medidas disciplinarias que incluyen advertencias, suspensiones o, en casos graves, la terminación del contrato de trabajo.

Vigencia y Revisión 

Estos permisos entran en vigor a partir del 01 de enero de 2025 y serán revisados periódicamente por el departamento de Recursos Humanos y ajustada conforme a las necesidades de la empresa y los cambios en la legislación laboral.

Incapacidades Art 236 CT:

Una incapacidad médica es un período de reposo ordenado por un médico debidamente autorizado para que un trabajador se recupere de una enfermedad o lesión que le impide realizar sus funciones laborales. El objetivo es que el trabajador se reincorpore a su trabajo una vez que su salud se lo permita. 

Al incapacitarse por la CCSS o por el INS, deberá comunicarlo a la jefatura de forma inmediata y debe presentar el documento oficial en el momento que lo recibe.

Subsidio

Primeros 3 días de una incapacidad emitida por la CCSS  la empresa pagará el 50% del salario diario. A partir del   cuarto día, la CCSS asumirá el pago del resto de días, en caso de ser superior a 4 días.

En caso de que la incapacidad sea emitida por el INS le pagará el 60% de su salario diario de la totalidad de días y la empresa no cubre ningún otro rubro.

Es importante aclarar que un comprobante de asistencia a cita o consulta médica no es una incapacidad y el patrono no esta obligado a brindar ese tiempo con  goce salarial.

En Costa Rica alterar o modificar un documento público es penalizado por la ley. La falsificación de incapacidades puede tener implicaciones legales y laborales (como el despido sin responsabilidad patronal)

En el caso de que un trabajador deba laborar en un día feriado, el Código de Trabajo establece que el salario debe ser doble. Es decir, si el trabajador trabaja en un feriado, debe recibir:

• El salario ordinario correspondiente al día trabajado, más
• Un 100% adicional sobre el salario de ese día, es decir, el pago será doble.

Los días feriados que otorga la empresa se rigen por la legislación laboral vigente en el Código de Trabajo y por los feriados nacionales. 

Forma de Pago: En Vainilla se paga salario base + comisión por realización de servicios + comisión por venta de producto. La comisión por realización de servicios representa un 5% de lo facturado al cliente y la comisión por venta de producto representa un 8.85% de lo vendido. La forma de pago por fecha es así:

La primera quincena: (el día 15 de cada mes) se paga el 40% del salario base sin rebajos de C.C.S.S. ni cuentas por pagar a la empresa.

La segunda quincena: (el día 30 de cada mes) se paga el 60% del salario base restante + la comisión por realización de servicios + la comisión por venta de producto. En esta quincena, también se rebaja la C.C.S.S. y otras cuentas, préstamos o vales por pagar a la empresa. Es importante mencionar que la comisión va un mes atrasada. (Ejemplo: El 30 de Marzo se paga la comisión de todos los servicios realizados y productos vendidos en el mes de Febrero)

La información es transparente y es accesible. Si tiene consultas acerca del pago de su planilla, por favor no dude en contactar al departamento de Planilla o a Recursos Humanos. 

• Planillas  Teléfono: 4070-1030  WhatsApp: 7287-5236
• Recursos Humanos WhatsApp: 7202-2864

El Código de Trabajo de Costa Rica establece que el aguinaldo es un derecho laboral irrenunciable al cual tienen derecho todos los trabajadores. 

El aguinaldo se calcula como la suma de todos los salarios ordinarios y extraordinarios devengados entre el 1 de diciembre del año anterior y el 30 de noviembre del año en curso y el total se divide entre 12. El plazo máximo para pagar el aguinaldo es el 20 de diciembre.

Capacitación: La Empresa provee capacitación recurrente y constante a todos los colaboradores. Las capacitaciones básicas y de nuevos productos y servicios son obligación de La Empresa y son gratuitas para usted. Es ideal contar con su asistencia a estas para que pueda continuar desarrollando sus funciones de manera actualizada y adecuada. Sin embargo, hay capacitaciones y especializaciones más complejas, extensas y con mayor costo que si son de interés, La Empresa les puede financiar a plazos o asumir el costo monetario y realizar un contrato de permanencia de un período determinado firmado por usted en donde la capacitación se paga en tiempo colaborando con la compañía y cada mes va descontando un tracto del costo total de la capacitación. En estos contratos de permanencia, si decide renunciar o es despedido sin responsabilidad patronal, deberá cancelar el monto pendiente de saldo de acuerdo con los meses restantes. Si recibe un despido con responsabilidad patronal, el contrato se elimina automáticamente y cualquier saldo pendiente se borra. La mayoría de estas capacitaciones son diseñadas para poder ayudarles a crecer como profesionales y desarrollar nuevas habilidades y técnicas que podrán aplicar en este y cualquier otro trabajo.

Uso de Celulares: El uso de este dispositivo queda completamente prohibido. No se permite utilizar este dispositivo durante la jornada laboral. Solo podrá ser utilizado durante la hora de almuerzo o café si ese día se le asigna. En casos de necesitar el teléfono para una emergencia, puede solicitarle permiso al gerente de sucursal para utilizarlo y adicionalmente puede darle el número del salón a sus contactos cercanos para que se comunique en caso de cualquier situación urgente. El procedimiento disciplinario por el uso de este sin autorización es el siguiente:

1er falta: Amonestación Escrita con apercibimiento por Abandono de Trabajo

2da falta: Despido sin responsabilidad patronal por Abandono de Trabajo

Aclaración: La Empresa no se hace responsable por cualquier daño o pérdida de celulares u objetos personales que se genere dentro de las instalaciones.

Fotografías a la Marca y a Trabajos: La toma de fotografías dentro de las instalaciones es únicamente permitida con el dispositivo celular que pertenece a la empresa. No se puede hacer uso del teléfono personal para fotografías de clientes u otros colaboradores. También es prohibido incluir la imagen y el logo de la compañía como por ejemplo el uniforme en fotografías personales para redes sociales y otros propósitos. El procedimiento disciplinario por el incumplimiento de esta política es el siguiente:

• 1er falta: Amonestación escrita con apercibimiento
• 2da falta: Despido sin responsabilidad patronal de acuerdo con el artículo 81 del código laboral.

Uno de los pilares fundamentales de Vainilla es el servicio al cliente, y es precisamente gracias a la calidad de atención que brindamos que nuestros clientes regresan y continúan confiando en nosotros.

Desde el momento en que un nuevo colaborador se une a nuestro equipo, inicia un proceso de capacitación enfocado en ofrecer un servicio al cliente de la más alta calidad. Es crucial que cada miembro de la empresa entienda que nuestros clientes son nuestra prioridad, y que debemos brindarles la mejor atención en todo momento, cumpliendo con sus expectativas y superando sus necesidades.

Nuestro compromiso con el servicio al cliente se basa en los siguientes principios:

1. Escuchar y comprender las necesidades del cliente: Cada cliente es único y sus necesidades deben ser entendidas y atendidas de manera personalizada.
2. Empatía y amabilidad: Ofrecer siempre una actitud cordial, respetuosa y empática, independientemente de las circunstancias.
3. Resolución efectiva de problemas: Si un cliente enfrenta un inconveniente, debemos actuar con rapidez y eficacia para solucionarlo, asegurándonos de que quede completamente satisfecho.
4. Compromiso constante con la calidad: A lo largo de todo el proceso, desde la contratación hasta la postventa, debemos mantener altos estándares de calidad en cada interacción.

 Recordemos que cada interacción con un cliente es una oportunidad para fortalecer nuestra relación y construir su lealtad.

Pre-Visita:

Bienvenida Telefónica: "Vainilla sucursal, buenas tardes/días/noches, nombre le atiende "tal " ¿En qué le puedo Servir?"

Agendar Cita: Preguntar Nombre, Servicio que desea realizarse, Día y hora, Si desea su servicio con alguien en especial, Si es servicio de cabello preguntar el largo, si es servicio de uñas preguntar si trae gel o resina.

Ofrecer Promos/Otros Servicios:

Ofrecer otros servicios y/o promociones de temporada

Despedida Telefónica:

"Un gusto atenderle nombre" "Quedamos confirmados para…"

Durante-Visita:

Bienvenida: Estar en posición de servicio, Siempre sonreír, Saludar,

 Preguntar "¿Cómo Está?"

Recepción: Preguntar al cliente "¿En qué le puedo servir?", Resolver, Ubicar en sala de espera, Acompañarle, No debe esperar más de 15 minutos por su cita

Ofrecer Beneficios: Ofrecer Bebidas, Bocadillos, Cargadores y Percheros (o dónde ubicar bolso)

Transferencia Cálida #1: Presentar a su especialista, Compartir nombres, Llevar a área de tratamiento.

Preguntas de Personalización: "¿Qué desea realizarse?", Asesorar al cliente, puede pedir fotos de referencia, debe aconsejar y personalizar el servicio, Ofrecer otros servicios si es necesario.

Realización del Tratamiento: Realizar con EXCELENCIA el servicio, Máximo nivel de calidad SIEMPRE, Cumplir con los tiempos estipulados, cuidar la comodidad del cliente durante el servicio, mostrar resultado y preguntar satisfacción del servicio.

Cuidados y Recomendaciones: Mostrar formas de cuidar el resultado, ofrecer productos de cuidado y mantenimiento, recomendaciones para lucir el tratamiento, recordatorios importantes como tiempo de duración del tratamiento para próxima visita.

Transferencia Cálida #2: Acompañar a recepción, dirigir cliente, revisar que lleve todas sus pertenencias.

Indicar Tratamientos Realizados y Marcharse: Indicar tratamiento realizado a recepcionista, despedirse del cliente "Un gusto atenderle, ¡nos vemos pronto!" dejar con Recepcionista, marcharse a arreglar la estación para próximo cliente.

Cobro: Preguntar "¿Cómo le fue con su servicio?", Desglosar la factura antes de cobrar, Cobrar, acreditar puntos APP (si no tiene, ofrecer descargarle APP), ofrecer agendar próxima cita "¿Desea agendar su próxima cita para xx días?" tomar fotos del trabajo para Mercadeo.

Despedida: Dar las gracias al cliente, Siempre sonreír, Frase cordial "Le Esperamos Pronto"

Post-Visita:

Atención Post-Venta: En caso de recibir clientes con comentarios o quejas vía telefónica o presencial, SIEMPRE se debe servir y ser de utilidad, ofrecer garantía sin cuestionar, sonreír, ser amable.

Calidad del Servicio: El segundo pilar fundamental de La Empresa es la Calidad y es por ello que los clientes regresan también. En la contratación, se pregunta si se está capacitado para los servicios que estará dando y además se brinda capacitación recurrente y a solicitud. Con respecto a faltas y reclamos por calidad, se procede según su grado de gravedad determinado por el daño causado a La Empresa y Terceros:

Faltas:

• 1ra falta: Amonestación escrita
• 2da falta: Amonestación escrita con apercibimiento
• 3ra falta:  Despido sin responsabilidad patronal

Grave:

1ra falta grave:  Despido sin responsabilidad patronal

Recuerde que al llenar la solicitud de empleo el día de su entrevista, se le indica que los datos y habilidades que indique deben de ser veraces. En caso de falsedad,  el Inciso J del Artículo 81 del Código Laboral, facultará al despido sin responsabilidad patronal.

Daños a Propiedad de la Empresa: Los daños a la propiedad, equipo o herramientas de La Empresa deberán evitarse. Esta es una prohibición de acuerdo al Artículo 81 del Código de Trabajo que indica que se puede proceder con despido cuando se cometa algún delito o falta contra la propiedad en perjuicio directo del patrono.

Daño no intencional: Se hará una revisión puntual y específica de la situación. Se entrevistará al colaborador y al gerente de la sucursal en donde sucedió el caso para contar con ambas versiones en la investigación. Existe posibilidad de no cobro, cobro parcial o cobro completo según el resultado de la investigación y entrevistas realizadas.

Daño intencional: En caso de lograr comprobar que fue intencional, se procederá con despido sin responsabilidad patronal de acuerdo con el Inciso D del Artículo 81 del código laboral.

Daños a Propiedad de la Empresa: Los daños a la propiedad o pertenencias de los clientes, deberán evitarse. Cualquier daño comprobable, será rebajado de planilla. Para que eventualmente se le rebaje algún monto, iniciaremos un proceso de investigación para comprobar lo sucedido tomando en cuenta su versión. En caso de ser corroborado, se procederá con el rebajo o el debido proceso.

Faltas:

• 1ra falta: Amonestación escrita
• 2da falta: Amonestación escrita con apercibimiento
• 3ra falta:  Despido sin responsabilidad patronal

Un conflicto de interés ocurre cuando mis intereses personales compiten, o pudiera parecer que compiten, con los intereses de Vainilla; impidiéndome tomar una decisión objetiva y transparente para el máximo beneficio de la empresa.

Algunos ejemplos

• Un familiar o pareja trabaja con un proveedor o competidor de Vainilla.
• Utilizar información confidencial de Vainilla con el fin de desarrollar negocios que compitan directa o indirectamente con la empresa y que pueda generarle alguna afectación.
• Trabajar para la competencia o brindar algún servicio a cualquier persona, sociedad, empresa u otra entidad que compita con Vainilla.
• Ofrecer productos, servicios o alguna atención a título personal, a los clientes de Vainilla, fuera o dentro de mi horario laboral.

Intercambio de Datos con Clientes: Se prohíbe el intercambio de datos de contacto, nombres de clientes, números de teléfono, direcciones de email, perfiles de redes sociales, así como cualquier otro medio de contacto. Es prohibido recopilar información de bases de datos de clientes, colaboradores y proveedores de acuerdo con cláusula de confidencialidad en el contrato laboral firmado. En resumen: no puede atender clientes de Vainilla fuera de Vainilla ni compartir sus datos de contacto con el cliente. El procedimiento disciplinario por el intercambio de estos datos y por incumplir la cláusula de confidencialidad es el siguiente:

1er falta: Despido sin responsabilidad patronal por daños y prejuicios a La Empresa

Acoso sexual en el trabajo

 La Ley Contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo y la Docencia (Ley N.º 7476) fue aprobada en Costa Rica el 3 de febrero de 1995 y establece un marco legal para prevenir, sancionar y erradicar el hostigamiento sexual en los lugares de trabajo y en las instituciones educativas.

Definición de Hostigamiento Sexual

La ley define el hostigamiento sexual "como toda conducta sexual indeseada que afecta el bienestar, la dignidad o la seguridad de las personas". Estas conductas pueden incluir:

• Propuestas sexuales no deseadas.
• Acoso físico o verbal de naturaleza sexual.
• Insinuaciones sexuales, gestos, miradas, comentarios o expresiones ofensivas.

• Uso de palabras de naturaleza sexual, escritas u orales, que resulten hostiles, humillantes u ofensivas.
• Acercamiento corporal u otras conductas físicas de tipo sexual, indeseadas u ofensivas.

• Solicitud de favores sexuales que impliquen sobre cualquier relación sentimental, que desarrolle promesa implícita o expresa de trato con un colaborador, debajo de mi línea de mando o en la cualquier situación de empleo actual (subordinado directo o indirecto).

• Amenaza implícita o expresa, física o moral, de daños o castigos en la situación de empleo actual o futura.

• Cualquier otra conducta de carácter sexual que genere un ambiente intimidatorio, hostil o humillante.

En Vainilla no toleramos ningún tipo de conducta de acoso, tanto sexual como laboral, pues nos regimos por nuestros valores organizacionales, los cuales promueven espacios libres de violencia y discriminación.

• Fomentamos un ambiente de respeto y profesionalismo.
• Contribuimos a la igualdad de oportunidades en el trabajo
• Empoderamos y apoyamos a las personas, a denunciar cualquier conducta indebida.

Sanciones y Consecuencias

La ley establece diferentes sanciones para quienes sean encontrados responsables de hostigamiento sexual, las cuales pueden incluir:

• Sanciones administrativas, como la suspensión o el despido sin responsabilidad patronal en el caso de colaboradores.
• El hostigador puede enfrentar también acciones civiles o penales, dependiendo de la gravedad del caso.

El Gerente General, en representación de todos los miembros de Vainilla se compromete a dar seguimiento a todos aquellos reportes que se realicen sobre algún incumplimiento a este código. En los casos que se compruebe la veracidad de los hechos informados, se procederá a aplicar las acciones disciplinarias establecidas por la empresa.

Si necesitas informar sobre una situación puedes dirigirme al departamento de Recursos Humanos por medio de:

Un correo a la dirección k.altamiranob@vainillacr.com

Al WhatsApp de RRHH: 7202-2864

Vainilla garantiza confidencialidad absoluta a las personas que informen sobre cualquier situación irregular de orden ético.

• Cartas de amonestación: Se debe solicitar con mínimo 3 días hábiles
• Constancias salariales: Se debe solicitar con mínimo 5 días hábiles
• Constancias para retiro de FCL: Se debe solicitar con mínimo 8 días hábiles
• Correcciones en cálculo de nómina: 48 horas para brindar respuesta y reintegros

• Planillas Tel: 4070-1030  WhatsApp: 7287-5236
• Recursos Humanos WhatsApp: 7202-2864

• Normas de conducta profesional y atención al cliente en Vainilla

  1. Puntualidad: Se exige absoluta puntualidad tanto al inicio de la jornada laboral como en la atención de cada cliente agendado.

  2. Cuidado en los tratamientos: Todos los procedimientos deben realizarse con delicadeza, precisión y atención al detalle.

  3. Respeto y profesionalismo: Mantener siempre una actitud respetuosa y profesional hacia los clientes, las jefaturas y el equipo de trabajo.

  4. Uso del teléfono celular: Durante la jornada laboral, el teléfono celular deberá permanecer guardado. No está permitido su uso salvo en casos excepcionales debidamente autorizados.

  5. Horario de almuerzo: La hora de almuerzo se asignará entre las 12:00 md y las 2:00 pm, de acuerdo con la disponibilidad en la agenda. No se contempla dentro de la jornada laboral tiempo adicional para desayunos o cafés vespertinos.

  6. Actitud de servicio: Una sonrisa cálida y una actitud amable son esenciales en todo momento.

  7. Conversaciones personales: No está permitido mantener conversaciones personales entre compañeras ni por teléfono en presencia de los usuarios del spa.

  8. Relación con el cliente: Podemos escuchar con empatía las historias que los clientes deseen compartir, pero no debemos comentar ni compartir nuestras experiencias personales ni emitir opiniones al respecto.

  9. Manejo de incidentes: Ante cualquier eventualidad o contratiempo:

     • Si un equipo presenta fallas, se informará al cliente que “se encuentra en mantenimiento”, sin entrar en detalles técnicos.

     • Cualquier situación fuera de lo previsto deberá manejarse con discreción, sin que el cliente perciba desorganización o tensión.

  10. Lealtad institucional: Está estrictamente prohibido realizar comentarios negativos, emitir críticas o murmurar sobre Vainilla, sus jefaturas o sus procesos, especialmente en presencia de los clientes.

  Presentación Personal Esteticistas

  Con el fin de mantener una imagen profesional y coherente con los estándares de calidad de Vainilla Spa, se establecen las siguientes disposiciones obligatorias en cuanto a la presentación personal del personal de estética:

  . Uso adecuado del uniforme

  • El uniforme oficial consiste en gabacha y pantalón, ambos con el logotipo institucional de Vainilla Spa y debe ser acorde a la talla correspondiente de cada colaboradora.

  • Al momento de la firma del contrato, la empresa proporcionará dos juegos completos de uniforme (gabacha y pantalón), sin costo alguno para la colaboradora.

  • No está permitido realizar modificaciones al uniforme.

  • En caso de requerir uniformes adicionales, a partir del tercer juego, el costo será asumido por la colaboradora.

  • Todos los uniformes deberán ser devueltos en condiciones adecuadas en caso de finalizar la relación laboral con la empresa.

  2. Calzado

  • El calzado debe reflejar profesionalismo sin comprometer la comodidad.

  • Debe ser cerrado, pudiendo optar por estilos como tenis, teni-mocasín o zapatillas, todos de color negro.

  3. Sweater (opcional)

  • En caso de requerir sweater, este debe ser de color negro, sin estampados, de corte casual y abierto al frente, de manera que no oculte el logotipo de la empresa.

  • No está permitido el uso de cardigans largos, chaquetas de mezclilla ni chaquetas de cuero.

  4. Imagen personal

  • La presentación personal debe reflejar los valores y estándares de Vainilla Spa. La primera impresión es fundamental, por lo que cada colaboradora debe proyectar una imagen limpia, ordenada y profesional en todo momento.

  • El uniforme deberá utilizarse completo, en buen estado y limpio.

  • Se deben mantener altos estándares de higiene personal durante toda la jornada laboral.

  • Las uñas deben permanecer cortas, limpias y bien cuidadas.

  • No se permite el uso de accesorios como pulseras, collares o anillos. Únicamente se autoriza el uso de:

    • Aretes pequeños, discretos, que no sobresalgan del lóbulo o lo hagan mínimamente.

    • Reloj de pulsera, el cual deberá retirarse al momento de realizar masajes de cuerpo completo.

  • El maquillaje deberá ser discreto, suficiente para cubrir imperfecciones. En caso de utilizar sombras, estas deben ser en tonos neutros.

  • El cabello deberá mantenerse limpio, bien peinado y recogido durante el trabajo en cabina (sin excepción)

Objetivo

En Vainilla creemos que el respeto es la base de todo lo que hacemos. Esta política busca prevenir, atender y sancionar cualquier forma de bullying dentro de nuestro equipo, asegurando un ambiente de trabajo sano, seguro y lleno de compañerismo.

Queremos que cada persona que forme parte de Vainilla se sienta valorada, escuchada y respetada, sin temor a burlas, humillaciones o exclusiones. Esta política establece lineamientos claros para actuar de manera oportuna y justa ante cualquier situación que atente contra la dignidad de alguien.

Alcance

Esta política aplica para todo el equipo Vainilla: gerencias, encargadas, estilistas, manicuristas, personal administrativo, practicantes y cualquier persona que tenga relación laboral o profesional con la empresa.

Aplica dentro de nuestras sucursales, en capacitaciones, reuniones, eventos corporativos y también en comunicaciones digitales (grupos de WhatsApp, mensajes, redes sociales o cualquier medio relacionado con el trabajo)

En Vainilla no hay excepciones cuando se trata de respeto. Todos somos responsables de cuidar el ambiente que construimos día a día.

¿Qué entendemos por bullying?

En Vainilla consideramos bullying cualquier conducta repetitiva o intencional que busque intimidar, humillar, excluir o afectar emocionalmente a otra persona.

Incluye, pero no se limita a:
• Burlas constantes sobre apariencia, desempeño o vida personal
• Apodos ofensivos
• Comentarios sarcásticos o humillantes frente a clientes o compañeros
• Exclusión deliberada del equipo
• Rumores o chismes dañinos
• Amenazas, intimidaciones o gestos hostiles
• Mensajes ofensivos en grupos internos o chats privados
• Desacreditar o minimizar constantemente el trabajo de otra persona

¿Qué hacer si estás viviendo o presenciando bullying?

Si sos víctima o testigo:
1. Podés comunicarlo a tu encargado de sucursal o directamente a Recursos Humanos
2. Podés hacerlo de manera verbal o escrita
3. Podés solicitar confidencialidad

Vainilla se compromete a:
• Escuchar a las partes involucradas
• Investigar de forma objetiva
• Revisar pruebas y testimonios
• Emitir una resolución en un plazo razonable

Medidas correctivas y sanciones

Dependiendo de la gravedad del caso, Vainilla podrá aplicar:

• Llamado de atención verbal
• Amonestación escrita
• Suspensión sin goce salarial
• Cambio de puesto (si aplica)
• Terminación de contrato laboral conforme a la normativa vigente.

Las represalias contra quien denuncie serán consideradas falta grave

Compromiso final

En Vainilla no solo ofrecemos servicios de belleza, construimos un equipo basado en el respeto, la unión y el crecimiento conjunto.

En Vainilla nos comprometemos a:

Fomentar el respeto y la empatía
Actuar con cero tolerancia ante el hostigamiento
Garantizar confidencialidad en cada caso
Proteger a quien denuncie de cualquier represalia
Aplicar medidas justas y proporcionales

Cada persona suma. Cada persona importa. Cuidemos el ambiente que nos permite crecer

• Vales: Se otorgan solamente del 8 al 22 de cada mes, por un monto máximo de 15,000 colones por persona.

  La aprobación quedará sujeta a los siguientes requisitos:

  • Cumplimiento de horarios (2 o más tardías al mes)
  • Cero ausencias injustificadas 
  • 30 días sin amonestaciones

• Préstamos / Créditos a Colaboradores: 

  Después de permanecer 3 meses en la empresa, puede optar por préstamos personales, en caso de tener alguna situación personal de emergencia.

  • Monto máximo permitido 200,000.oo colones. No aplica ningún tipo de interés 
  • Plazo máximo 4 meses
  • Se rebaja de forma automática del pago de planilla
  • No se puede solicitar un préstamo, mientras haya otro vigente
  • Este beneficio estará disponible solamente de enero a noviembre. En el mes de Diciembre estará cerrado el crédito.

  Esta solicitud debe hacerla tu jefatura de área en el sistema VN Procesos  la cual será notificada al departamento de Planillas para ser analizada por el comité de Crédito, una vez aprobada, será enviada al departamento de Finanzas para tramitar el depósito bancario correspondiente. El depósito tarda 8 días naturales después de su aprobación. En ninguna circunstancia se garantiza su aprobación y se debe de cumplir con los siguientes requisitos:

  • Cumplimiento de horarios (2 o más tardías al mes)
  • Cero ausencias injustificadas
  • Cero cartas de amonestación en los últimos 3 meses
  • Disponibilidad de flujo de efectivo

• Beneficios a colaboradores

  Descuentos

  Todos nuestros colaboradores cuentan con un Descuento Especial en todos los servicios que deseen realizarse en Vainilla, para uñas y cabello. (Este descuento aplica únicamente para los Colaboradores de Vainilla sin excepción)

  Métodos de pago permitidos:  Transferencia bancaria, sinpe móvil, tarjeta y efectivo. 

  Precios especiales en compra de productos.

  Crédito

  Después de 3 meses de pertenecer al Equipo Vainilla, pueden realizarse servicio de uñas y cabello, y optar por crédito, con rebajo de planilla. Según los siguientes criterios:

  • Manicuristas: Límite de crédito de 60,000 colones
  • Estilistas: Límite de crédito de 100,000 colones
  • Gerentes, Recepcionistas y Personal Administrativo: Límite de crédito de 150.000 colones

  Aplica restricciones:

  • No portar el uniforme de Vainilla a la hora de recibir servicios, en cualquiera de nuestras sucursales.
  • Está terminante prohibido que los colaboradores acumulen puntos en nuestro plan de lealtad.
  • Los servicios sólo se los podrán realizar fuera de su horario de trabajo o en sus días libres.
  • Está prohibido realizarse servicios el día sábado (En cualquier sucursal) ya que es nuestro día de mayor operatividad.

  Beneficios gratuitos colaboradores de Sucursal:

  Damas: Esmaltado gel o regular con cualquier esmalte a excepción de OPI de forma gratuita, únicamente en horario de lunes a miércoles y solamente (2) dos veces al mes, siempre y cuando la agenda esté con suficiente espacio. (No aplicable en ningún otro día sin excepción).

  Si hay aplicación de otro producto, adicional al esmaltado, se deberá cancelar dicho producto con 50% de descuento.

  Caballeros: Corte de cabello gratuito, únicamente en horario de lunes a miércoles, siempre y cuando la agenda esté con suficiente espacio. (No aplicable en ningún otro día sin excepción)

  Los servicios que deseen realizarse en cualquiera de las sucursales Vainilla, para uñas y cabello. Serán aplicables solamente en sus días libres, siempre y cuando sean de lunes a jueves.

  Cabe resaltar que los beneficios gratuitos que ofrece Vainilla para sus colaboradores podrán ser utilizados en los días pactados, cuando la agenda no está comprometida y en caso de que un cliente requiera la silla que estamos ocupando, tendremos que ceder el espacio y terminar nuestro servicio gratuito en otro momento.

  Beneficios gratuitos Colaboradores de Oficina 

  Damas: Esmaltado gel o regular con cualquier esmalte a excepción de OPI de forma gratuita, únicamente en el Centro Técnico, en horario de lunes a viernes y solamente en su horario de almuerzo o antes de su hora de ingreso siempre y cuando tengamos personal disponible para realizarlo. Cualquier otro servicio que deseen realizarse, deben cancelarlo al precio del Centro Técnico.

  Caballeros: Corte de cabello gratuito, únicamente en el Centro Técnico, en horario de lunes a viernes y solamente en su horario de almuerzo o antes de su hora de ingreso siempre y cuando tengamos personal disponible para realizarlo. Cualquier otro servicio que deseen realizarse, deben cancelarlo al precio del Centro Técnico.

  Todos los servicios que deseen realizarse en alguna sucursal de Vainilla, para uñas y cabello optando por el descuento de 50% de colaborador. Serán aplicables solamente después de su jornada laboral o en sus días libres. (A excepción del día sábado) ya que es nuestro día de mayor operatividad.

  Todos tienen la posibilidad de servir como modelo, en el Centro Técnico, para procedimientos de cabello o uñas, en su horario de almuerzo o en sus días libres. En caso de requerir de tiempo adicional a su tiempo de almuerzo, debe contar con previa autorización de su jefatura inmediata y reponer el tiempo adicional.

  Si se les solicita como modelo, por falta de asistentes, no tendrán que pagar por dichos servicios.

• Los familiares directos de los colaboradores cuentan con un 30% de descuento, en todos los servicios que deseen realizarse en Vainilla, para uñas y cabello. Siempre y cuando se cumplan los siguientes criterios:

  • Aplicable solamente para familiares directos: Padres, Cónyuge, Hijos, Hermanos. (Sin excepción)
  • Pueden utilizar este servicio en cualquiera de nuestras salas, solamente de domingo a viernes. (A excepción del día sábado) ya que es nuestro día de mayor operatividad.
  • El familiar deberá presentar una identificación, donde al menos uno de sus apellidos tenga parentesco con los apellidos del colaborador. (A excepción del Cónyuge)
  • El colaborador deberá enviar un mensaje previo vía WhatsApp, al Gerente de Sucursal donde su familiar se hará el servicio.
  • El pago de dichos servicios solo podrá cancelarse por medio de: transferencia bancaria, sinpe móvil o efectivo. (No aplica pagos con tarjeta)

   Nota adicional: Si se comprueba abuso o incumplimiento de los criterios anteriores para obtener los beneficios de familiares directos, se realizará el cobro completo respectivo de cada servicio utilizado.

• Consumo de Café: La Empresa les aporta el café de la máquina de cortesía a clientes sin costo. Usted deberá aportar su taza, azúcar o endulzante y cualquier otro adicional que quiera agregarle como crema o pajillas.